Le cahier des charges en logistique

Rédiger un cahier des charges logistique permet de réfléchir en amont à votre besoin en terme d’objectifs, d’exigences en termes de qualité, de performance et de responsabilités de chacun.

Votre logisticien aura ainsi tous les éléments pour établir un devis correspondant à vos attentes. Il pourra vous proposer les services les plus adaptés à vos besoins spécifiques, par exemple : marchandises haut de gamme, fragiles, produits encombrants, saisonnalité, packaging sur-mesure, service après vente, finition de produit, interaction avec votre site ecommerce, service client. Le temps et les ressources humaines (préparateurs et opérateurs logistiques) seront alors estimés au plus juste pour un devis adapté.

1 - Présentation de l’entreprise

Votre prestataire logistique devient un maillon de votre activité, il a besoin d’en savoir plus sur votre entreprise : secteur d’activités, spécificités… Il doit connaître votre organisation, en particulier la part de la logistique internalisée et celle externalisée, votre ERP ou le système d’informations utilisé.

2 - Description du projet d’externalisation logistique et de ses objectifs

Il est important de faire part de vos objectifs à votre partenaire logistique ainsi que des enjeux qu’entraîne un tel projet. Votre activité est unique et peut impliquer aussi des contraintes (réglementaires, de qualité, de planning, …) qui sont spécifiques à votre cœur de métier, n’hésitez pas à lui en faire part.

Ainsi, il pourra évaluer ses capacités à satisfaire les besoins de votre entreprise. En tant qu’expert en logistique, il pourra également vous aider à fixer des objectifs réalisables pour cadrer au mieux à votre budget et bénéficier de coûts logistiques maîtrisés. Dans le cas spécifique d’une logistique ecommerce, la livraison est un élément essentiel à tout achat pour un client final. Que ce soit une livraison à domicile ou en point relais, cela participe grandement à la satisfaction du client. Faire appel au savoir-faire d’un prestataire pour piloter la gestion des flux logistiques pour un e-commerçant est souvent gage de qualité.

L’une des étapes importantes de la rédaction de votre cahier des charges logistique pour la solution logistique envisagée passe par la mise en place d’un calendrier d’exécution clair, précis et daté. La planification inclut les dates d’échéances ainsi que vos différentes périodes d’activité (avec la saisonnalité éventuelle de l’activité).

Pour que le contrat soit défini clairement dès le démarrage, il faudra bien sur que vous définissiez les spécifications et prestations dont vous avez besoin pour disposer d'une satisfaction client optimale, notamment :

Le stockage en plateforme logistique :

• Gestion de stock souhaitée (en temps réel, inventaire hebdomadaire, …)
• Gestion des retours clients si besoin
• Nombre de palettes en stock chaque jour (le stock minimum, moyen, maximum)
• Poids et format des palettes (L, I ou H)
• Rotation des palettes : Nombre d’entrées et de sorties par mois
• Conformité des produits entrants : 100% conformes ou nécessitant un  contrôle
• Type de contrôle souhaité :  unitaire ou contrôle extérieur des palettes entrantes
• Contraintes éventuelles (par exemple : température, hygrométrie…)
• Valeur du stock (prix de revient…)

La préparation des commandes :

• Méthode d’arrivée des commandes (via API pour Ecommerce ou autre méthode)
• Nombre de commandes par jour (minimum/moyen/maximum)
• Commande type :  palette homogène, caisse, picking ...
• Valeur moyenne d’un produit expédié
• Poids d’une commande (minimum, moyen, maximum)
• Volume d’une commande (L/l/H) minimum, moyen, maximum

L’expédition et le transport :

• Zones géographiques de la clientèle (logistique internationale ou seulement nationale)
• Spécificités des livraisons 
• Exigence éventuelle du transporteur 

Chez T2M Logistique, l’acheminement est réalisé avec le mode de transport le plus adapté au volume, au poids des commandes et à la destination : transporteur partenaire ou La Poste (Colissimo, lettre suivi, Chronopost), Mondial Relay.

A la lecture de ce qui précède, on voit bien que le cahier des charges logistique est le document qui définit de nombreux éléments importants et qui vous sont spécifiques. Il est donc important d’en tenir compte pour procéder à la mise en place d’une logistique externalisée la plus sereine possible.