La numérisation au service d‘une collectivité territoriale

En février 2018, la société T2M LOGISTIQUE a été sollicitée afin d’étudier un dossier d'externalisation de numérisation conséquent, pour le compte d’un service d‘une collectivité territoriale. La problématique de cet organisme public était un déménagement dans des locaux plus petits. Plus de place pour les archives papier !

La réflexion des dirigeants était double. Soit louer une surface de stockage de 100m2 environ, et préserver les archives papier sur une très longue durée, soit numériser pour sécuriser les informations historiques. Ensemble nous avons convenu de faire un étalonnage du temps et de qualité de numérisation. Compte tenu que le service avait depuis peu une GED (Gestion Electronique de Documents), les décideurs voulaient s’assurer la capacité à insérer les données numérisées par les soins de T2M LOGISTIQUE dans leur nouvel outil de gestion. Le test a été fait sur un échantillonnage de 3 jours de travail pour T2M LOGISTIQUE. L’analyse de notre travail faite par le service territorial a été concluante. Parallèlement, un devis leur a été remis.

Après une longue hésitation car le budget de numérisation était très important, les dirigeants du service concerné ont décidé de numériser la totalité de leurs archives. Les formats à prendre en compte étaient du A5 au A1. Il y avait environ 1 000 plans en format A1 à insérer dans les liasses à numériser. La difficulté était de prendre en charge l’équivalent de 2 jours de numérisation car le service était susceptible d’avoir recours à l’information que nous avions entre les mains. Aussi, tous les 2 jours nous rapportions une clé USB avec les dossiers numérisés et nous en profitions pour repartir avec les archives en boites ou en classeurs. Ce chassé-croisé permettait à notre donneur d’ordre de valider au fur et à mesure notre travail. 

Durant les 5 mois de prestation aucune non-conformité n’a été relevée. Autant dire que pour le service territorial cette opération, coûteuse facialement, a été une belle réussite. La sécurisation des données, le partage de l’information sans temps de recherche par les collaborateurs, le partage des informations vers l’extérieur, l’économie de dizaine d’années d’archives sont les ingrédients de cette réussite.